11 idées pour automatiser son business et gagner du temps

Être entrepreneur nécessite beaucoup d’énergie, demande à être multitâches, certaines pouvant être source d’erreurs et chronophages. Et comme le dit ce bon vieux dicton « le temps, c’est de l’argent », notamment quand on dirige une entreprise. 

Il existe des astuces pour optimiser son temps de travail pour gagner en productivité et en qualité d’exécution. Automatiser votre business en fait partie. Localranker vous guide au travers d’astuces d’automatisations simples à mettre en place, qui vous permettront de gagner un temps précieux et de l’efficacité pour accélérer la croissance de votre entreprise. 

Automatiser le business, c’est quoi et pourquoi ?

Et si vous vous dotiez d’outils et de process qui vous permettent d’effectuer des tâches répétitives ou complexes sans le besoin d’une intervention humaine ? C’est en cela que consiste l’automatisation du business, à rendre une action automatique. 

Elle inclut l’utilisation de logiciels pour la gestion des ventes, du marketing (marketing automation), de la comptabilité, des ressources humaines et du service client, la mise en place de templates et de process au service de l’automatisation. 

Les objectifs sont simples : 

• gagner en efficacité dans la génération de leads
• améliorer la qualité du service client
• libérer du temps humain pour le concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
• réduire la charge mentale et le stress des équipes  
• limiter les erreurs 
• consolider une image professionnelle et sérieuse de l’entreprise 
• augmenter le chiffre d’affaires 

Selon ce que vous souhaitez automatiser, il existe de nombreux logiciels, certains avec une offre gratuite permettant de tester avant de vous engager sur le long terme.

11 idées de tâches qui peuvent être automatisées pour un business

Voici plusieurs tâches que vous pouvez facilement automatiser pour diminuer la charge de travail, économiser du temps et développer votre entreprise.

1. Les réseaux sociaux

Rédiger des posts et les publier n’est pas toujours simple, tant cela demande un temps fou, de l’inspiration et la maîtrise des codes des réseaux sociaux. Pourtant, la bonne gestion des réseaux sociaux peut s’avérer être un levier de croissance impactant pour votre business. 

En utilisant des outils comme Localranker, qui permettent de planifier et de publier vos posts sur Instagram, Facebook, Linkedin ou Google en un tour de main, vous vous déchargez d’une importante charge mentale et gagnez en temps.

 Chaque semaine, déterminez un temps pendant lequel vous vous consacrez aux réseaux sociaux et programmez l’ensemble des posts pour la semaine, le jour et à l’heure de votre choix. Avec Localranker, rédigez un post grâce à l’Intelligence Artificielle, publiez-le sur plusieurs réseaux et profils en même temps. 

Par exemple, si vous disposez d’un compte Google et d’un compte Instagram, vous pouvez planifier la publication d’un même post en même temps. De même, si vous souhaitez développer un réseau de franchises, publiez en masse sur tous les profils social media de vos franchisés. L’outil de planification et de publication pour réseaux sociaux de Localranker centralise tous les posts et vous apporte de la visibilité sur votre calendrier éditorial. 

2. La gestions des informations ou presence management

Lorsque vous dirigez une entreprise, il est nécessaire de créer une fiche d’établissement Google afin de gagner en visibilité sur Google et Google Maps. Pour une efficacité optimale, la bonne gestion des informations Google ou presence management local est indispensable.

Réalisez un audit SEO local de votre fiche avec Localranker pour améliorer votre positionnement Google Business. L’audit permet de :

• analyser les éléments bloquants sur votre fiche GBP (horaires, catégories, photos, vidéos, vacances, attributs…), votre site web et vos avis
• optimiser la visibilité locale 
• suivre les résultats au fil des semaines 

Grâce à l’audit Localranker vous avez connaissance de tous les points d’amélioration qui s’offrent à vous pour que votre entreprise ressorte dans les premiers résultats suite à des requêtes locales.

3. Le service client 

Automatiser le service client représente plusieurs avantages. Dans un premier temps, cela permet de dégager du temps aux équipes qui n’auront qu’à se consacrer aux cas clients qui nécessitent la résolution d’un problème de niveau 2 voire 3. Dans un deuxième temps, cela permet à votre entreprise d’être présente sur de multiples canaux que vos clients affectionnent : sur messenger, sur le site, par mails, par téléphone… 

Le chatbot est une innovation plus qu’intéressante car elle permet de gérer plusieurs canaux en même temps et réduit le temps d’attente des visiteurs des sites ou clients, en attente de précisions ou de réponses à leur demande. Utilisez le chatbot sur votre site web et sur les réseaux sociaux pour répondre instantanément aux questions fréquentes. Pour les questions des prospects nécessitant d’être traitées par une personne de la relation client, il existe des systèmes de gestion des tickets pour aider à organiser et prioriser les demandes, en automatisant l’attribution des tickets aux agents appropriés.

Aussi, les réponses par mails peuvent être automatisées avec des modèles prédéfinis et des déclencheurs basés sur des mots-clés. Des outils CRM (Customer Relationship Management) peuvent suivre l’historique des interactions et personnaliser les réponses, améliorant ainsi l’efficacité, la satisfaction et l’expérience client.

4. Les avis clients

Le suivi client est très important pour construire la notoriété de votre marque et vous mettre dans une optique de constante amélioration du produit ou service proposés.  

Localranker propose un outil dédié à l’automatisation de la récolte et de la gestion des avis clients issus de Google ou de Facebook. Il permet de solliciter automatiquement des avis en créant des campagnes SMS envoyées aux clients ou en proposant des QR Codes à scanner qui redirigent vers un formulaire de récolte d’avis. C’est ainsi tout le processus de demande de feedback qui se voit simplifié et plus performant. 

L’outil centralise tous les avis reçus sur une interface intuitive, facilitant leur suivi, leur gestion et la réponse rapide aux commentaires manuellement ou via l’intelligence artificielle. 

Le petit bonus bon à savoir : LocalRanker délivre un rapport détaillé de vos avis clients récoltés via Google, Facebook ou Tripadvisor et vous aide à booster la récolte d’avis. De plus, il met à disposition un widget avis facile à intégrer sur votre site internet afin d’afficher vos avis clients, d’améliorer le taux de conversion et la e-réputation de votre entreprise.

5. Les emails de transaction

On entend par emails de transaction, tous les mails qui font suite à une action en lien avec une transaction. En voici quelques exemples :

• confirmation de création de compte
• confirmation de commande
• confirmation de prise de rendez-vous
• confirmation de réservation
• notification d’expédition de la commande
• mise à disposition de la facture
• relance panier abandonné

Ces mails sont essentiels pour fournir des informations importantes au client et renforcer la confiance dans le processus d’achat, de la réservation ou de la prise de rendez-vous en ligne. Contrairement aux mails de marketing, les mails de transaction sont déclenchés par les actions du client et sont généralement attendus, ce qui leur confère un taux d’ouverture et d’engagement élevé.

L’automatisation de ces emails garantit que les clients reçoivent immédiatement des informations essentielles suite à une action de leur part. Elle permet d’éviter les erreurs humaines et d’assurer de la cohérence dans les étapes d’une commande par exemple. Les messages à envoyer sont définis en amont et envoyés au bon moment. 

Pour automatiser les mails de transaction, vous pouvez utiliser des outils efficaces comme Mailchimp ou Brevo, qui permettent de créer des templates et d’automatiser vos emails transactionnels tout en intégrant des fonctionnalités de marketing. Pour pourrez également personnaliser les données clients comme le nom et le prénom pour une expérience client plus pertinente qui améliore la fidélisation. 

6. Les emails marketing

L’email marketing, quant à lui, permet de promouvoir des produits, des services ou encore des événements. Il vise à informer, engager et convertir les destinataires en clients potentiels en utilisant des contenus attractifs, des offres spéciales et des appels à l’action stratégiques afin de développer son business.  

Automatiser les emails marketing permet d’envoyer des messages personnalisés au bon moment, basés sur les actions des utilisateurs ou sur des moments forts pour le commerce (soldes, fêtes de fin d’année, anniversaires…). L’automatisation augmente l’efficacité en ciblant automatiquement les segments de clientèle avec des contenus pertinents, ce qui peut améliorer les taux d’ouverture et de conversion. 

Les outils comme Mailchimp, Brevo ou HubSpot offrent des fonctionnalités avancées pour planifier, segmenter et analyser les campagnes d’emailing automatisées. En utilisant des déclencheurs comme les visites sur le site web ou les anniversaires, et en programmant des newsletters, les entreprises maintiennent l’engagement client et favorisent la fidélisation, tout en économisant du temps et des ressources marketing.

7. La prise de rendez-vous et la réservation en ligne

Vous êtes restaurateur, médecin, coiffeur, avocat… ou toute autre activité professionnelle qui impose la prise de rendez-vous ou réservation d’une table ? Raccrochez le téléphone, des solutions permettent de répondre à ce besoin facilement tout en proposant la synchronisation automatique du calendrier, l’envoie de rappels automatisés par e-mail ou SMS et la collecte d’informations clients indispensable pour programmer un rdv. 

Voici une liste non exhaustive de logiciels spécialisés :

• La santé : Doctolib, Maiia
• La beauté et la coiffure : BeautyPlanet, Planity
• La restauration : Zenchef, Thefork
• Les services professionnels et le bien-être : Calendly

Sachez que Google propose aussi d’ajouter le bouton réserver directement depuis la fiche d’établissement. Il est même possible de réaliser une réservation d’activité et de loisir à partir de la fiche Google.

8. La signature électronique

Que ce soit pour la signature de devis, de factures, de contrats et autres documents, la signature électronique deviendra un jour, espérons-le, automatique. En effet, elle permet :

• d’éviter le gaspillage de papier  
• de gagner du temps, elle se fait en quelques clics
• de gagner en sécurité, les identités des signataires sont vérifiées et l’authenticité des signatures garanties
• de renvoyer une image professionnelle et facilitante pour le client

Plusieurs logiciels se sont spécialisés dans la signature en ligne automatisée comme Yousign et SignNow. 

9. La facturation et le paiement

Cette partie d’article devrait intéresser les personnes pour qui la gestion administrative n’est pas appréciée. 

Pour automatiser la facturation et le paiement en ligne, il est essentiel d’utiliser des logiciels dédiés qui intègrent ces fonctionnalités.

Des outils comme Stripe, PayPal ou Square permettent de gérer les paiements en ligne de manière sécurisée. Pour la facturation, des logiciels comme Indy ou Tiime automatisent la création et l’envoi des factures, ainsi que le paiement en ligne.

Ces plateformes peuvent être intégrées avec des systèmes de gestion client (CRM) et des boutiques en ligne, déclenchant automatiquement l’émission de factures après un achat ou la fourniture d’un service. Des rappels automatiques de paiement et des suivis des transactions sont également possibles, assurant une gestion fluide et efficace des flux de trésorerie.

10. La gestion de stock 

L’automatisation de la gestion de stock est possible grâce à des logiciels qui surveillent et mettent à jour les niveaux de stock en temps réel. Ils suivent les entrées et les sorties des marchandises, génèrent des alertes en cas de stock bas, et réapprovisionner automatiquement en passant des commandes aux fournisseurs.

Un sacré gain de temps pour les gestionnaires d’appro et le risque en moins d’avoir un produit en rupture.

11. Les reportings

L’analyse des données est indispensable lorsqu’on souhaite piloter correctement un business. Sans analyse, il est impossible d’ajuster une stratégie qu’elle soit marketing, commerciale, RH, service client… de manière factuelle et précise. 

Par exemple, Localranker automatise les reportings qui vous permettront d’améliorer votre référencement local et la visibilité de votre entreprise : 

• reporting de SEO local pour visualiser vos performances locales, régionales et nationales et optimiser votre stratégie de référencement local
• reporting des avis clients avec une analyse des nouveaux avis récoltés, des vues de votre fiche Google Business Profile, des interactions des clients avec votre fiche (clic sur téléphone, clic sur site web…)
• reporting sur l’évolution des positions locales Google et Google Maps

Automatisez tous les reportings nécessaires pour suivre votre activité en définissant au préalable les indicateurs que vous souhaitez suivre en fonction de vos objectifs.